Synthèse des solutions d’intégration de votre carnet d’adresse et agenda Act sur votre téléphone avec Outlook ou Google
En tant qu’utilisateur Act ! vous êtes nombreux à souhaiter disposer sur votre smartphone de votre agenda et carnet d’adresse Act !, qu’il soit ou non synchronisé avec l’agenda ou carnet d’adresse de votre smartphone (iOS ou Androïd).
Mieux, en plus de savoir mettre à jour les coordonnées de vos clients, à peine installé dans votre voiture, vous pourriez apprécier en sortant de RDV d’enregistrer directement « à la voix (comme avec Siri) » votre compte rendu d’entretien, pour qu’il soit presque immédiatement disponible dans la base Act ! principale de votre entreprise, donc accessible à vos collaborateurs avant même de rentrer de clientèle !
Il existe de nombreuses solutions pour utiliser votre base Act ! en mobilité, c’est pourquoi je vous propose de dresser un rapide tour d’horizon des solutions disponibles aujourd’hui.
Solutions de synchronisation entre votre base Act ! et votre téléphone :
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Intégration native agenda et contacts Act – Outlook
C’est la solution naturelle pour créer à partir d’un email Outlook un contact, une activité, historiser un email reçu à sa fiche contact Act ! Cette fonctionnalité peut néanmoins s’avérer parfois déficiente en raison des mises à jour Outlook réalisé par Microsoft.
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Synchronisation agenda et contact Act – Outlook
Synchronisation automatique de vos contacts et agenda sur votre PC via le menu Outils / Synchroniser avec Outlook
puis synchro automatique sans fil avec votre téléphone (compte Microsoft Exchange seulement) ou manuel via USB (iTunes pour Apple ou Kies pour Samsung par exemple)
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Synchronisation agenda et contacts Act – Google
Synchronisation automatique de vos contacts et agenda sur votre PC via le menu Outils / Intégrer à Google
puis synchro automatique sans fil avec votre téléphone (si votre compte Google a été configuré évidemment)
Pour comprendre le fonctionnement de la correspondance pour la synchronisation et la création des contacts, cliquez ! -
Intégration Act Premium avec Outlook 365 : Act Premium Contact Link
Il faut réunir 3 conditions pour exploiter cette solution :
– Utiliser une des 2 versions Act ! Premium ou Premium Cloud
– Etre abonné à Act ! Premium
– Disposer d’une adresse de messagerie Microsoft Exchange
Act ! Premium Contact Link est intégré soit à votre Outlook local, soit à votre Webmail Outlook 365.
Pour l’exploiter, vous devez sélectionner un de vos email pour :
- ajouter un nouveau contact
- historiser l’email
- programmer une nouvelle activité dans votre base Act !
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CompanionLink
Cette solution est un « add-on », c’est-à-dire un logiciel complémentaire payant. Ses possibilités de synchronisation sont multiples. Utilisable également sur une tablette en mode déconnectée.
J’utilise depuis longtemps cette solution, laquelle a pour atout essentiel d’être fiable, ce qui est le minimum requis ! Il faut compter 79€ / utilisateur en version achat unique sans mise à jour, un investissement qui vaut le « coût »
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Handheld Contact
A l’instar de CompanionLink, il s’agit d’un « add-on » proposé en abonnement annuel à 79€. J’utilise également cette solution particulièrement complète et qui s’avère surtout très fiable.
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Act4Outlook
Cette solution est très performante pour garantir la fiabilité de l’intégration entre Act ! et Outlook.
Notamment, j’apprécie la possibilité d’historiser automatiquement les emails reçus à leur fiche contact Act !, si celle-ci existe bien sûr. Ce que ne sait pas faire l’intégration native de Act ! Je recommande cet utilitaire très économique, proposé seulement 40€/utilisateur
Solutions sans synchronisation entre votre base Act ! et votre téléphone :
Disponibles uniquement pour les utilisateurs de la version Act Premium (Web) ou Act! Premium Cloud :
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Act ! Premium Mobile
LA solution pour accéder en mobilité à toute votre base Act ! Très pratique, mais insuffisant car ce moyen ne vous permet pas de savoir qui vous appelle ni avoir d’alerte de RDV qui s’affiche sur votre téléphone
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Act ! Companion
Application mobile Act ! Prometteuse … mais pour moi pas encore totalement fonctionnelle…
Comme vous vous en doutez, toutes ces solutions ont leurs avantages et inconvénients, tout dépend en réalité de votre vrai besoin, pour vous ou vos collaborateurs.
Il convient donc d’être prudent dans la mise en place de ces différents outils, une mauvaise configuration pouvant endommager votre base de données Act ! d’entreprise.
Bien entendu, pour avoir expérimenter toutes ces solutions, je suis là pour vous conseiller et vous accompagner dans leur mise en place.
